As empresas enfrentam diversas mudanças que resultam em processos de reestruturação. Muitos fatores contribuem para que exista a necessidade de reestruturar os sistemas organizacionais. Podemos apontar os mais comuns e predominantes, que vemos nos cenários de reestruturações:
- Redução de head counts, ou seja, diminuição no quadro de funcionários;
- Otimização de processos operativos com o objetivo de tornar a operação mais eficiente e, consequentemente, a empresa mais competitiva no mercado. Muito comum a centralização nos Centros de Serviços Compartilhados, ou como são chamados em inglês: Shared Services;
- Fusões e aquisições que demandam a revisão e ajustes na estrutura atual da empresa para atender o modelo futuro de gestão;
- Mudança na estratégia do negócio, que implica em revisão da estrutura;
- Implementação de sistemas integrados e/ou a digitalização/robotização de atividades e tarefas, que gera a necessidade de rever a estrutura.
Como podem ver, são diversos os fatores que podem levar uma empresa a passar por um processo de reestruturação.
Ao se defrontar com esses cenários, as organizações terão um desafio grande para definir e implementar as mudanças relacionadas às novas necessidades de estrutura organizacional. Para esse cenário, é fundamental desenhar uma Jornada de Transformação que possa apoiar os responsáveis pelo processo e as pessoas envolvidas. Qualquer que seja o fator impulsionador, os ruídos sempre são grandes dentro da empresa ao se ouvir o boato: “a empresa vai passar por uma reestruturação”.
Jornadas de Transformação nos cenários de Reestruturação Organizacional
Principais desafios e peças obrigatórias nos processos de Reestruturação Organizacional
Esses cenários podem incluir diversos contextos dependendo da necessidade e decisão da empresa. Alguns contextos mais tradicionais incluem:
- Criação de Shared Services ou Centro de Serviços Compartilhados – em que a empresa decide centralizar áreas e/ou processos operativos e mais repetitivos num único centro que prestará serviço às áreas de negócio. As principais áreas e processos que são considerados numa centralização são: RH (especialmente os processos administrativos), TI, Financeiro, Impostos, Cadastros, Compras, Facilities, dentre outras. É bastante comum hoje em dia, ver empresas multinacionais centralizando essas operações em um único país ou em alguns países específicos.
- Centralização Corporativa da área – em que a empresa toma a decisão de centralizar a área, transferindo os profissionais alocados aos centros de custo dos negócios para uma função corporativa. Nesse caso, não se cria um Centro, no entanto a área ou áreas passam a ter novas linhas de reporte, alinhadas às diretrizes corporativas.
- Reestruturação das Estruturas – devido à uma mudança de estratégia de negócio ou aquisição/fusão que demanda um novo modelo organizacional, podendo exigir uma estrutura diferente da atual para que possa funcionar mais alinhada ao novo modelo ou estratégia definida.
Acreditamos que para todos esses contextos, o apoio das Jornadas de Transformação será essencial para o sucesso do processo.
Quais são os principais desafios nos processos de Reestruturação Organizacional?
Existem muitos desafios. Apontar os principais com maior assertividade dependerá de um diagnóstico mais apurado e minucioso da cultura, do contexto e do grau de maturidade da empresa para dar os passos rumo ao estado futuro. Às vezes, o estado futuro está idealizado e determinado pela matriz centralizada em outro país ou pela empresa que fez a aquisição ou, ainda, pela diretoria local.
Uma coisa é certa, toda reestruturação traz mudanças significativas na organização, pois diferente dos outros cenários, que podem afetar as posições dos profissionais, as reestruturações causarão alterações diretas nas posições, nas linhas de reporte, nas atividades e funções e, até mesmo, no espaço físico de trabalho.
Para as empresas, esse tipo de cenário é bastante desafiador porque terá que tomar decisões difíceis e, ao mesmo tempo, terá que ser hábil para definir os momentos corretos para divulgar e informar as equipes do plano de transformação. Ao primeiro sinal desse tipo de mudança, as pessoas tendem a se preocupar muito pela possível perda do trabalho, podendo despertar diversos tipos de reações, tais como: questionamentos constantes para obter esclarecimentos, rumores não verdadeiros e falsas suposições e, até mesmo, busca de oportunidades no mercado.
Portanto, o suporte das Jornadas de Transformação fará toda a diferença, porque permitirá que a empresa e os responsáveis desenhem um caminho estruturado e integrado, criando e estabelecendo pilares e diretrizes que facilite que todos os envolvidos compreendam o que será feito em cada momento e entendam o nível de envolvimento e participação durante todo o trajeto.
Muitas vezes, os líderes nomeados para conduzir esses processos carecem de certas capacidades relevantes para conceber um plano sustentável e consistente.
Baseado na nossa experiência, 2 movimentos essenciais devem ser priorizados logo no início desse tipo de Jornada de Transformação:
- Estabelecimento do plano de comunicação para todo o processo e ações que tenham como finalidade abrir os canais de escuta dos envolvidos;
- Preparo e alinhamento da alta e média liderança para que possam apoiar a transformação com base nas diretrizes da empresa e atuar como agentes de mudança, contribuindo para fortalecer a estratégia do plano de comunicação.
Embora cada Jornada de Transformação seja única e não existam fórmulas mágicas que possam ser replicadas de um cliente a outro, temos algumas recomendações que podem servir para a elaboração de uma solução mais robusta e integrada, que suporte os cenários de reestruturação.
Quais são as peças obrigatórias numa Jornada de Transformação, cujo cenário está relacionado com as Reestruturações?
Como sempre sinalizamos, numa Jornada de Transformação, o primeiro passo é compreender a organização de maneira integral, por meio de um diagnóstico amplo que contemple diversos aspectos e dimensões:
Identidade: entender a biografia da empresa, com destaque para os marcos mais significativos, bem como mudanças e crises que ocorreram e a forma que lidou e/ou resolveu, de maneira geral. A missão e visão, assim como o processo para estabelecer os objetivos estratégicos.
Relações: identificar como é o clima da organização, de forma geral, e os processos comunicacionais existentes, bem como o estilo de liderança predominante das posições com maior hierarquia. Compreender a estrutura organizacional vigente.
Processos/Sistemas: mapear, de forma geral, os principais processos e como são tratados na empresa. Avaliar o nível de maturidade dos processos e dos sistemas que suportam a operação.
Recursos: compreender os recursos que são ofertados aos profissionais e toda a infraestrutura disponível, bem como os investimentos que são feitos em capacitação, desenvolvimento e treinamento.
Esse diagnóstico é a primeira etapa e deve ser feito por meio de entrevistas individuais, no caso de pessoas chaves e pesquisas quantitativas e qualitativas para os demais públicos (ex: grupos focais).
Claro que é importante entender o Estado atual versus o Futuro, com foco nos desafios referentes à Jornada de Transformação que será estabelecida quanto à Reestruturação.
Uma vez analisados os resultados do diagnóstico e, com um melhor entendimento da organização, concebemos a solução mais adequada. Para os cenários de Reestruturação, destacamos algumas peças que devem ser consideradas como obrigatórias no desenho da solução para qualquer contexto:
- Marcos bem estabelecidos das etapas da Jornada alinhados às diretrizes da empresa;
- Plano de comunicação claro e robusto, considerando todas as etapas e os públicos impactados;
- Assessments constantes para propiciar a abertura de canais de escuta dos envolvidos durante toda a Jornada;
- Formação e desenvolvimento dos líderes das áreas para que estejam preparados para sustentar e suportar a Jornada junto às suas equipes;
- Programa e/ou iniciativas que visem auxiliar os profissionais no desenvolvimento da capacidade de autoconhecimento devido às prováveis mudanças que poderão ocorrer na estrutura e nas posições, bem como potenciais desligamentos que venham a ocorrer
Não paramos por aqui quanto aos desafios e recomendações, apenas tentamos destacar os aspectos mais significativos que devem ser considerados para a concepção da melhor solução. Para concluir queremos ressaltar que, para gerar maior credibilidade e minimizar ruídos na organização, a definição de marcos claros nesse tipo de Jornada de Transformação faz muita diferença. Mostrar o percurso completo, desde a sua largada até o ponto final, reduz as reações negativas e sentimentos de medo que os processos de reestruturação trazem para as empresas.
Deixamos uma questão para você refletir ao final dessa leitura: Como a sua empresa lida com os cenários de reestruturação? Você já passou por algum processo semelhante? As peças primordiais foram levadas em consideração?