Existem diferentes cenários relacionados a mudanças de processos nas organizações. Vamos nos ater nesse artigo essencialmente a dois específicos. O primeiro deles, que é muito comum, se refere às empresas familiares ou médias que estão em crescimento ou expansão e sentem a necessidade de se estruturar. Essa necessidade nem sempre é desejada ou reconhecida pelos donos/diretores, no entanto se faz necessária para que possam dar os devidos passos ao crescimento de forma sustentável. Mapear e definir os processos passa a ser uma demanda real para suportar e apoiar o crescimento da empresa. O segundo cenário está relacionado com as grandes corporações que, muitas vezes, precisam rever seus processos devido a mudanças de estratégia ou do negócio para poderem ajustar as suas operações. Seja no primeiro ou no segundo cenário, as mudanças de processos passam por diversos desafios na sua Jornada de Transformação.
Jornadas de Transformação – Instalação e Revisão de Processos
Os ingredientes para iluminar as Jornadas dos cenários de instalação/melhoria de processos
Daremos luz a alguns desafios de forma geral desse cenário de Transformação para, posteriormente, destacar ingredientes essenciais que devem ser levados em consideração no desenho da solução das Jornadas de Transformação de processos:
- Prover o direcionamento adequado para guiar o desenho dos processos, alinhando as diretrizes e objetivos estratégicos;
- Propiciar o envolvimento e integração dos profissionais, já que os processos permeiam várias áreas da empresa;
- Gerar aprendizado durante o processo, estimulando a troca de conhecimento e ampliando a visão integrada dos processos;
- Desenvolver o time que estará responsável pelo processo e toda a organização, aumentando o nível de maturidade;
- Adotar os novos modelos de processo na organização de maneira eficaz;
- Fazer uso dos métodos e ferramentas que apóiam o novo modelo de processos sem burocratização;
- Instalar uma cultura por processos, que estimule a melhoria contínua.
Esses desafios permeiam toda a Jornada e devem ser considerados logo no início, momento em que se concebe a solução que deve conter os pilares, iniciativas e ações que sustentem todo o percurso. Além disso, é fundamental o preparo e perfil da equipe de consultores que conduzirá os workshops de forma que desempenhe um papel de facilitador do processo, criando ambientes de troca e propiciando espaços de discussões que enriqueçam o modelo final dos processos.
É fundamental que os workshops, assim como todos os outros eventos existentes, reúnam as pessoas de maneira adequada com base numa preparação antecipada que considere a cultura, o nível de maturidade dos profissionais sob a ótica de processos e os distintos perfis que embarcarão nesse processo.
A largada é essencial e, por isso, deve ser muito bem planejada e desenhada para endereçar os desafios mencionados.
Como desenhar a Jornada de Transformação dos Projetos de instalação/melhoria de processos?
Não existe uma fórmula mágica para todas as situações de instalação/melhoria de processos. O que podemos pincelar aqui são algumas premissas e caminhos que devem ser considerados para suportar as Jornadas de Transformação de processos nas empresas. Um passo inicial essencial é a realização de diagnóstico amplo e integrado para compreender mais da cultura da organização, dos impulsos de realizar essa Jornada e para gerar aproximação junto à alta liderança e gestão para entender como contribuirão com o processo. O diagnóstico é a porta que norteará o desenho da solução para que nasça com maior aderência à realidade e às necessidades da empresa. Quando o cenário consiste das empresas familiares e/ou médias buscando soluções para os seus processos, será fundamental ter claro que a forma de realizar a Jornada contribuirá e muito para o sucesso do processo. De maneira geral, as empresas familiares ou as que estão em crescimento não têm como prática realizar esse tipo de Jornadas. Logo, os desafios aumentam, exigindo do time da Jornada da Transformação maior habilidade e várias capacidades sutis para lidar com o processo. Para as empresas familiares ou empresa médias que estão em crescimento, recomendamos muito cuidado na forma de facilitar o processo, trazendo exemplos práticos, promovendo sessões interativas e conceitos relevantes para nivelar o conhecimento entre todos. Nessas empresas, existem processos, no entanto os profissionais têm dificuldade em contar como funcionam ou mesmo desenhar os fluxos e modelos. A arte de facilitar as discussões de forma inclusiva e participativa fará toda a diferença.
Já nas empresas maiores, esse desafio é menor, no entanto poderá existir maior resistência em função da mudança e impactos que serão gerados com os novos modelos de processo. Muito provavelmente os conceitos de processos e, até mesmo a cultura por processos, deva estar mais presente, porém a mudança requerida poderá provocar resistências. Além disso, é comum não haver uma visão integrada dos processos entre as diversas áreas da organização.
Os desafios de ampliar a visão integrada dos processos, de propiciar desenvolvimento e trazer luz às diretrizes e objetivos do negócio para nortear os desenhos, deverão aparecer ao longo da Jornada tanto nas empresas familiares quanto nas grandes corporações.
Para que o desenho da solução seja eficaz é importante, além do diagnóstico que já foi mencionado, considerar os seguintes passos para desenhar as Jornadas de Transformação dos cenários de processos:
- Diagnóstico inicial – aprofundar a cultura, compreender os reais objetivos da realização da Jornada
- Formação e integração do time – definição dos envolvidos diretos no processo com ações de integração
- Preparação das Sessões Conceituais – concepção de sessões conceituais para elucidar as abordagens, conceitos, métodos e ferramentas que serão usadas durante o processo para nivelar conhecimento e alinhar expectativas
- Organização dos Workshops – elaboração dos workshops que tem como finalidade discutir os processos de forma separada e integrada, quando necessário
- Realização dos Workshops – execução dos workshops com a participação dos envolvidos e facilitados pelos consultores
- Geração das documentações – registro das definições de acordo ao estabelecido junto ao time inicialmente
- Divulgação e disseminação na organização – comunicar, preparar e disseminar a toda organização
Essas etapas devem ser realizadas com apoio de linhas horizontais que devem sustentar a comunicação, envolvimento e integração de todos os envolvidos. Essas linhas são pilares compostos de ações e iniciativas que devem ser implantadas ao longo do percurso, definido no cronograma da Jornada. Claro que não podemos esquecer da atuação contínua junto aos patrocinadores e alta liderança para que haja êxito.
Quais são os principais ingredientes para iluminar as Jornadas dos cenários de instalação/melhoria de processos?
Embora tenhamos explorado os passos e etapas de maneira geral, queremos deixar aqui alguns ingredientes essenciais que devem ser inseridos na solução das Jornadas de Transformação dos cenários de processos que permitam iluminar o processo e integrar as peças para uma verdadeira transformação na empresa.
Vamos apontar 6 ingredientes essenciais que poderiam preencher os círculos ao redor da imagem da lâmpada da nossa figura ilustrativa para que possam ser lembrados e praticados quando for embarcar numa Jornada de Transformação dessa natureza:
- Ações para alinhar a estratégia ao novo modelo de processos;
- Iniciativas para integrar e desenvolver o time;
- Alinhamento prévio de conceitos para facilitar o processo;
- Plano robusto para disseminar e instalar os novos modelos;
- Iniciativas para criar/cultivar uma cultura por processos;
- Comunicações constantes e transparentes ao longo da Jornada.
Se você tem uma necessidade de instalar ou melhorar os processos de negócio da sua empresa ou, se tem na mão o desafio de semear e cultivar uma cultura por processos, reflita sobre o modelo e ingredientes essenciais que devem fazer parte da sua Jornada de Transformação com foco nos seus objetivos e necessidades.