Qualquer projeto que será iniciado vai requerer uma pessoa ou uma equipe para idealizar, planejar e executá-lo. Pode ser um Projeto relacionado à vida pessoal como mudar ou reformar a casa, fazer uma viagem nacional ou internacional com toda a família ou simplesmente modificar o estilo de vida. Em qualquer uma dessas situações, é preciso que alguém assuma a liderança e a gestão, do contrário será muito difícil atingir os objetivos.
O mesmo ocorre com as Jornadas de Transformação Organizacional, que podem contemplar diversos cenário, tais como: implementação de sistemas integrados, transformação digital, reestruturações ou mudanças culturais e de processos. Essas Jornadas são Projetos que demandarão uma gestão eficaz, que deve ser formada por profissionais que tenham habilidades e capacidades complementares para planejar e executar todas as atividades envolvidas.
Como desenvolver uma Gestão mais humana e estratégica?
O fator Planejamento e a Gestão
Um Projeto com uma complexidade alta não terá sucesso se não forem definidos e alocados profissionais que tenham experiência e perfil de liderança. Esses cenários diferem muito da rotina de uma área, porque tem prazos bem definidos, investimento determinado e um conjunto de ações que devem ser realizadas de forma integrada para que os objetivos sejam alcançados. Se há atraso, haverá impactos no orçamento. Se não existe integração e interação de todos, o resultado final ficará comprometido e com baixo valor agregado. E além disso, sempre é um ambiente em que a pressão e as mudanças permeiam do começo ao fim.
Em função dessas particularidades dos Projetos ou, como preferimos chamar, das Jornadas de Transformação Organizacional a gestão é um fator que fará toda a diferença. Quando falamos em gestão, incluímos todos os aspectos que devem ser levados em consideração numa Gestão de Projetos, mas queremos destacar alguns que são fatores críticos de sucesso:
- Liderança direcionadora
- Integração das equipes na prática
- Comunicação transparente e clara
- Planejamento sistêmico e integrado
- Reconhecimentos dos envolvidos
A Gestão do Projeto não pode estar preocupada apenas com o orçamento, solução, entregáveis e plano. É preciso que a equipe de gestão amplie o modelo de atuação para conduzir as Jornadas de Transformação. É cada vez mais necessário que a gestão tenha a capacidade de envolver as equipes, prover direcionamentos claros e ser capaz de comunicar de forma objetiva durante todo o percurso que será vivenciado pelo time.
Um outro fator que deverá ser levado em consideração é o estabelecimento de práticas de reconhecimento do time para que estejam comprometidos e engajados devido aos esforços que existem nesses cenários desafiadores.
Se a Gestão não tiver consciência da relevância desses componentes para o desempenho do seu papel, é provável que o “básico” PMO não terá sucesso. Aliás vemos que já não tem funcionado mais. Acompanhamos situações em que a atuação do time de Gestão é muito técnica e centrada apenas na solução. O que não deixa de ser importante, mas não é esse tipo de perfil e dedicação que um time de Gestão tem que desempenhar. É preciso que haja uma visão mais ampla dos fatores que levarão as equipes a alcançar os resultados.
Muitos Projetos fracassam ou estão sendo desgastados em função da falta de uma Gestão mais humana e integrada. Incorporar aspectos sutis na forma de gerir as Jornadas de Transformação fará com que as equipes tenham mais disposição, envolvimento e compromisso para realizar suas atividades e colaborar para o sucesso do Projeto.
Portanto, as empresas precisam priorizar a escolha das equipes de Gestão que estarão à frente das suas Jornadas de Transformação. Não é recomendado que sejam elegidos profissionais que não tenham capacidade de liderança e muito menos que não possuam experiência prévia nesses cenários. Menosprezar a escolha do time de Gestão pode trazer implicações sérias ao Projeto. Se o Projeto for estratégico e relevante para a organização, é fundamental selecionar e destinar profissionais que tenham as capacidades e experiências necessárias.
Nem sempre isso acontece e as consequências são diversas. No entanto, os profissionais que são designados devem estar cientes da importância desse aperfeiçoamento e buscar o constante desenvolvimento. Ao se deparar com situações difíceis que não estão acostumados, devem reconhecer a necessidade de ajuda e orientação. Muitas vezes, poderá ser útil um processo de desenvolvimento para evitar maiores dificuldades e poder lidar melhor com os contratempos e barreiras.
Muitas vezes, as equipes de Change Management apoiam a equipe de Gestão do Projeto quando enfrenta dificuldades nessas esferas mais sutis, entretanto, não conseguirá fazer nenhuma melhoria significativa se a equipe de Gestão não estiver consciente e aberta para receber a ajuda e o suporte necessário.
Como abrir a porta para uma Gestão mais humana e integrada que favoreça os cenários complexos das Jornadas de Transformação?
Essa resposta dependerá do perfil de cada equipe de Gestão dos Projetos. Quando existe uma equipe de Gestão alocada ao Projeto que está responsável pela solução que será implementada, será essencial que perceba e reconheça a necessidade de desenvolvimento quando encontram as dificuldades.
Infelizmente, nos deparamos com a barreira das equipes de Gestão em não aceitar e, muitas vezes, não ter consciência das suas fraquezas para obter o suporte necessário. Como consequência, não adotam novos modelos e padrões de atuação.
Isso se deve ao fato de que muitos profissionais que assumem a gestão de um Projeto, por vezes, são demasiados técnicos. Muitos carecem de habilidades e capacidades que devem compor uma equipe de gestão mais estratégica, humana e integradora.
O fator planejamento e a gestão
O planejamento inicial é essencial em cenários de Projetos, especialmente em contextos em que a complexidade é muito alta. É muito comum encontrar situações cujos desafios podem incluir: muitas áreas envolvidas e impactadas, equipes multidisciplinares atuando no Projeto, escopo e cronograma desafiadores, mudanças drásticas na forma de operar das áreas, dentre outros.
Nesses cenários, o planejamento tem que acontecer no início e ser revisitado constantemente. Por isso, a equipe de Gestão tem que demonstrar fleibilidade e agilidade para ajustar e mudar as rotas algumas vezes, já que essas Jornadas de Transformação mudam significativamente ao longo do trajeto. Portanto, mais do que saber planejar, é preciso ter uma visão sistêmica para integrar cada peça e ser capaz de modificar e propor novos cenários quando o que foi definido no desenho inicial do plano não atender mais.
“Tocar o Bumbo”
A Gestão é a equipe que deve “tocar o bumbo” durante toda a Jornada. Deve ser capaz de antecipar os caminhos críticos versus a realidade do Projeto para criar “pontes” mais sólidas e cômodas para que os times possam percorrer de forma leve, segura e com maior agilidade.
Também faz parte da Gestão desempenhar um papel de facilitador e comunicador, bem como ser o direcionador. A Gestão não pode participar de reuniões e fóruns sem ter clareza das mensagens, dos caminhos e direcionamentos a serem compartilhados. Isso não significa que tenha que ter todas as respostas, mas que deve oferecer rumos, sentido e direção.
Uma outra capacidade fundamental é abrir espaços para escutar os times, para interagir sem medos e receios de críticas e feedbacks. O Time de Gestão deve ter maturidade suficiente para absorver as melhorias apontadas e adotar novos comportamentos, procedimentos e modelos constantemente.
Ao invés de se manter afastada dos times, deve criar mecanismos de aproximação natural e genuína para que haja interação e troca. Essa aproximação pode ser feita de várias maneiras, dependendo do perfil dos membros do time de Gestão.
Todos esses elementos fazem com que o Projeto tenha mais sucesso e atinja seus objetivos. As equipes necessitam de direcionamento, especialmente nos momentos mais críticos de uma Jornada de Transformação. Se a Gestão tiver uma atuação efetiva nessas situações, ganhará aliados ao invés de “inimigos”. A humildade em aceitar os fracassos e dificuldades também são relevantes aos times de Gestão. É preciso reconhecer quando as estratégias não funcionam e buscar novas alternativas.
Quando estamos liderando as Jornadas de Transformação, prezamos por uma Gestão humana e estratégica para minimizar os impactos e desafios que são comuns e frequentes nesses cenários. Quando estamos apoiando uma equipe de Gestão, tentamos oferecer ao máximo recursos e soluções que fomentem uma atuação efetiva para cada situação, cultura e contexto do Projeto.
O que percebemos, muitas vezes, é que existe ainda uma falta de abertura muito grande das equipes de Gestão em reconhecer as debilidades e deficiências para aceitar novas soluções e maneiras de gerir o Projeto.
Como você avalia o seu modelo de gestão de Projeto?
Para provocar reflexão, deixamos questões a todos aqueles que ocupam uma posição de Gestão de Projetos e aos que estão envolvidos em Jornadas de Transformação:
Quão aberto (a) você se considera para receber feedback e ajuda quanto ao seu modelo de gestão?
Para aqueles que estão participando de um Projeto ou inseridos numa Jornada de Transformação:
Com quais modelos de Gestão você mais se deparou nos Projetos onde esteve envolvido (a)? Como você os avalia, de forma geral?
Quais são os impactos, na sua visão, de uma equipe de gestão que não adota os comportamentos e capacidades mencionadas nesse artigo?
Um dos nossos propósitos é auxiliar a Gestão das Jornada de Transformação rumo à uma atuação mais estratégica, humana e integrada.