Como obter adoção em um processo de Transformação Organizacional?
Uma questão desafiadora já que requer a construção de “pontes” sólidas e sustentáveis que visam conduzir os envolvidos em direção ao estado futuro numa Jornada de Transformação. O desenho da abordagem pode variar dependendo do contexto e do cenário da Transformação Organizacional, bem como da cultura da empresa.
Adotar mudanças não é uma prática natural do ser humano, cuja tendência sempre é manter o status quo, evitando sair da zona de conforto. Podemos observar esse padrão nas pequenas coisas da vida cotidiana, como adotar ou incorporar novos hábitos e rotinas simples ou mudar comportamentos e modelos mentais mais complexos. Uma das dificuldades do processo de adoção se refere ao ato de “soltar”, isto é, deixar de fazer algo que está acostumado para incorporar novos modelos. Abdicar de algo pode ser mais complexo do que a aquisição de algo novo, porque significa “perda”, que resultará na ausência de algum aspecto conhecido e, muitas vezes, com significado ao indivíduo. Quando o processo do “soltar” acontece, a adoção começa a ocorrer de forma paulatina e processual, podendo haver maior ou menor consciência.
Qual o papel da equipe de Gestão da Mudança no processo de adoção?
Quais os principais desafios que podem dificultar uma adoção bem-sucedida?
Quais estratégias são mais eficazes para promover a adoção da mudança?
Portanto, deve-se entender a adoção da mudança como um processo gradual, que requer tempo. Nos contextos organizacionais de hoje, cuja velocidade ganhou predominância, a adoção passa a ser afetada, já que não possível e nem natural que os profissionais absorvam tantas mudanças ao mesmo tempo num curto período. Por isso, um dos primeiros desafios a serem considerados no processo de adoção é o tempo estabelecido para que a mudança seja implementada, incorporada, medida e avaliada. Compreender que requer tempo, já que as pessoas não conseguem adotar algo novo de forma acelerada com qualidade, é parte da discussão que deve haver no momento da concepção da solução ou estratégia da Transformação Organizacional.
Por se tratar de transformação ou mudança, sempre haverá barreiras, limitantes e resistências a cada etapa e, essencialmente na fase de estabilização. Por isso, o quesito “tempo” deve ser levado em consideração pelas equipes de Change Management no momento em que estão refletindo sobre as ações e iniciativas que sustentarão a Jornada de Transformação Organizacional.
As equipes de Change Management devem ampliar a capacidade de visão sistêmica para desenhar a melhor solução que tenha por objetivo propiciar uma boa adoção à mudança por parte dos envolvidos de forma gradual. Para isso, deve considerar diversos fatores dependendo da Jornada.
Alguns fatores que devem ser considerados, independentemente do contexto da Transformação, incluem:
- Cultura da organização: entendimento geral da história da empresa e dos impulsionadores da transformação em questão. Inclui aqui o perfil dos impactados;
- Principais Objetivos do negócio: resultados que a organização espera obter com a transformação que será implementada;
- Escopo e abrangência da transformação: o tipo de mudança que será implementada (natureza) e quais áreas serão envolvidas;
- Tempo Estimado de Implementação: duração planejada do Projeto para implementar e sustentar a Transformação;
- Principais Mudanças e impactos: entendimento das mudanças mais relevantes que ocorrerão na organização e os impactos que serão gerados (AS IS versus TO BE), podendo estar relacionados a diversas esferas: culturais, comportamentais, processos (rotinas, procedimentos, etc) e estruturais (redução de função e área, movimentações, novas funções, etc).
Além desses fatores, outro ponto fundamental que a equipe de Gestão da Mudança deve levar em consideração é a qualidade da equipe do Projeto, já que um dos fatores críticos de sucesso do processo de adoção é a imagem que o Projeto constrói e preserva dentro da Jornada de Transformação Organizacional. Esse fator depende da robustez e consistência da equipe responsável pela transformação. Sendo assim, trabalhar na integração e sinergia desse time é um dos ingredientes da solução da estratégia de adoção.
Esses fatores devem ser considerados para a concepção de uma estratégia estruturada e integrada, que sustente a Jornada de Transformação. A estratégia deve guiar e facilitar a adoção de forma gradual, sempre alinhada às etapas do projeto.
Qual o papel da equipe de Gestão da Mudança no processo de adoção?
O papel da equipe de Change Management é essencial para assegurar a adoção, no entanto não é a única equipe responsável pelo processo de adoção, já que outros agentes também contribuem diretamente, como por exemplo, o patrocínio e a liderança do Projeto, bem como a própria equipe de implementação. Isso significa que a sinergia e integração dos diversos Stakeholders envolvidos na Jornada da Transformação deveria potencializar a adoção.
Não basta somente ter uma abordagem humana exemplar para que a adoção ocorra de forma efetiva, pois é preciso que o modelo ou solução futura seja bem construída e esteja aderente às necessidades do negócio, também é essencial que traga benefícios reais aos profissionais.
Ao time de Gestão da Mudança cabe desenhar uma estratégia consistente para cada desafio de Transformação Organizacional e desempenhar um papel de facilitador da adoção. A equipe de Gestão da Mudança deve ser capaz de:
- Criar e estabelecer boas relações com os profissionais impactados;
- Estabelecer uma aproximação estratégica junto aos patrocinadores e liderança responsável pela iniciativa da mudança;
- Contribuir para a construção e manutenção de uma equipe integrada de Projeto;
- Atuar como um facilitador – ponte eficaz – entre os impactados e a equipe de implementação;
- “Cuidar” constantemente da comunicação e da imagem do Projeto junto aos envolvidos;
- Facilitar sessões importantes que tenham relação direta com a adoção do estágio futuro;
- Desenvolver a liderança da organização para uma atuação mais estratégia de mudança;
- Definir ações e iniciativas que tenham como finalidade assegurar a qualidade e efetividade da transferência de conhecimento da nova solução ou modelo;
- Definir e acompanhar a gestão dos indicadores de adoção, traçando ações corretivas quando necessário (desde o início até a Fase de estabilização);
- Construir modelos que sejam perenes na organização, deixando um legado estruturado e aderente à empresa após a Fase de implementação.
Muitas dessas ações dependem de outros agentes, portanto ser um integrador relacional nos contextos de transformação será uma capacidade essencial aos membros da equipe de Gestão da Mudança.
Quais os principais desafios que podem dificultar uma adoção bem-sucedida?
Em toda Jornada de Transformação Organizacional sempre haverá desafios que farão com que a trajetória seja repleta de curvas e altos e baixos. Por se tratar de modificar modelos, padrões, comportamentos, rotinas, processos, é natural que os indivíduos tenham resistência. Além disso, a cultura vigente também pode ser um grande dificultador.
Por isso é que algumas Transformações Organizacionais podem “fracassar” ou ocorrer de forma parcial ou não satisfatória. Nem sempre a adoção é possível ou acontece como planejada. Pode haver cenários em que a adoção represente ameaça e não acontecerá, mesmo que as estratégias tenham sido bem pensadas e planejadas no início.
Se a adoção à mudança não for bem-sucedida, a responsabilidade não é exclusiva da equipe de Gestão da Mudança e nem do time do projeto, já que existem vários outros fatores que podem representar uma barreira ou ser um impeditivo. Alguns desses fatores que podemos destacar incluem:
Cultural Organizacional: aspectos da cultura da empresa que geram alta resistência à mudança ou falta de maturidade da mesma para adotar a transformação proposta. É comum ver empresas tentando implementar mudanças que não estão alinhadas às suas reais necessidades estratégicas ou que não estão ao alcance do seu nível de maturidade.
Ausência ou pouco patrocínio da liderança e gestores: o nível de patrocínio pode afetar a adoção, já que existir reforço por parte da gestão nas organizações é um aspecto importante para os processos de mudança.
Baixo envolvimento da equipe do negócio: pouca dedicação da equipe do negócio ao Projeto, especialmente nas fases críticas de definição e teste da solução. Se não houver representantes das áreas de negócio experientes e capacitados, a qualidade da solução futura poderá ficar comprometida.
Despreparo das equipes de projeto: atuação pouco construtiva e facilitadora por parte da equipe que está responsável por liderar a mudança. A falta do perfil consultivo e da capacidade de gerar bons relacionamentos podem impactar a adoção à mudança.
Solução ineficaz: desenhos de soluções que não atendem às necessidades do negócio, aportando pouco ou quase nenhum valor ao dia a dia dos profissionais e aos resultados da empresa.
Falta ou iniciativas para engajar não efetivas: ações “fracas” ou inexistência de iniciativas que visam engajar as equipes e gerar compromisso para facilitar a adoção. Estão inseridos aqui os planos de comunicação e engajamento, por exemplo.
Preparo ou capacitações ineficazes: estratégias de formação e capacitação com baixa qualidade e não eficazes, impactando o preparo dos profissionais no uso prático da nova solução ou modelo. Consequentemente, a adoção será prejudicada.
Todos esses fatores prejudicarão a adoção à mudança em maior ou menor grau, culminando na perda de credibilidade na mudança, na descrença com a equipe do projeto e no baixo envolvimento e compromisso dos profissionais. Infelizmente, não só a mobilização e energia dos envolvidos terá sido em vão, como também os investimentos destinados à mudança.
Quais estratégias são mais eficazes para promover a adoção à mudança?
As estratégias podem ser diversas, no entanto o mais importante é que sejam desenhadas de acordo a cada contexto de Transformação Organizacional. Com o objetivo de compartilhar boas práticas, apresentamos uma tabela com alguns contextos de mudanças organizacionais, sinalizando os principais desafios e destacando o foco da abordagem da adoção à mudança a ser adotada:
Como já mencionado nesse artigo, a adoção é um processo e não uma ação isolada. Logo, necessita de uma estratégia e abordagens que sejam implementadas de acordo às Fases de implantação da Transformação. Cada ação e iniciativa deve estar “plugada” aos objetivos centrais do Projeto e alinhadas às necessidades do negócio. As peças – ações e iniciativas – devem fazer sentido aos envolvidos. Um bom planejamento feito na etapa do Diagnóstico poderá ajudar a construir uma solução de adoção à mudança mais eficaz.
A equipe de Change Management deve ser o guardião desse processo, trazendo luz e alertas quando há desvios ou incoerência. A adoção é de responsabilidade de todas as equipes envolvidas na Transformação Organizacional, inclusive dos impactados, que deverão adotar e incorporar os novos modelos e comportamentos. Portanto, criar o senso de compromisso com relação aos resultados esperados entre todos, permitirá maior adesão e eficácia no processo de adoção da mudança nas organizações.