Dentro dos diversos cenários de Transformação, muitas vezes é preciso ter um time estendido que atue como Agente de Mudança. Nem todos os cenários exigirão essa estratégia. No entanto, ela é sempre muito bem-vinda quando existe uma grande capilaridade no contexto da transformação, bem como muitas áreas envolvidas. Além disso, essa estratégia é muito útil quando são identificadas resistências na etapa de diagnóstico.
Essa estratégia pode fazer muita diferença quando bem elaborada, definida e desenvolvida na organização. Logo, quando se inicia a Jornada de Transformação, é importante detectar os principais impactos, bem como os envolvidos direta e indiretamente. Quando verificamos que a transformação afetará muitas áreas distintas e/ou se estenderá por diferentes regiões, localidades ou até mesmo países, formar uma equipe de Agentes de Mudança trará benefícios ao processo.
Agentes de Mudança numa Jornada de Transformação Organizacional
Identificando e preparando os Agentes de Mudança
Quando se identifica essa necessidade, é extremamente importante inserir na solução desenhada que suportará a Jornada de Transformação. Não simplesmente inserir, mas compartilhar e obter a validação por parte dos envolvidos e, preferencialmente, dos patrocinadores, já que ter um time de Agentes de Mudança requer uma certa dedicação, bem como envolvimento dos profissionais das áreas, que nem sempre fazem parte do Time do Projeto ou da Jornada de Transformação.
Quando a empresa já possui e desenvolve agentes internos para apoiar suas mudanças, a abertura à iniciativa será maior e os profissionais já devem estar mais familiarizados e preparados para atuar nesse papel. Do contrário, será fundamental criar e incorporar como parte da cultura da empresa para que não sirva apenas para o momento da transformação específica, mas para que faça parte do jeito de ser da organização com foco nos futuros desafios de Transformação.
Para quais cenários de Jornada de Transformação devemos considerar a estratégia de Agentes de Mudança?
Como mencionamos inicialmente, a estratégia de Agentes de Mudança não se aplica a todos os cenários de transformação. É na etapa de Diagnóstico que podemos identificar com mais precisão a relevância dessa iniciativa, cujo principal objetivo sempre é apoiar o time da Jornada de Transformação nas ações de engajamento, envolvimento/comunicação e treinamento, aproximando e fortalecendo os times das áreas impactadas.
Abaixo alguns cenários que recomendamos considerar a estratégia de formar e desenvolver um time de Agentes de Mudança:
- Implementações de sistemas ERP ou Transformações Digitais, já que afeta sempre mais de uma área, muitas vezes todas as áreas de uma organização;
- Qualquer Jornada de Transformação que envolva mais de 1 localidade ou país, seja ela de qualquer natureza: Sistema, Reestruturações, Melhoria de processos, etc;
- Fusões e Aquisições;
- Reestruturações, como centralizações ou descentralizações de áreas e/ou operações;
- Mudança Cultural de alto impacto
Pontuamos alguns cenários, no entanto não quer dizer que se esgota apenas nesses. Poderá haver situações em que a estratégia de Agentes de Mudança se faça necessária. No momento do Diagnóstico e, ao longo do desenho e validação da solução, será possível avaliar com maior assertividade.
Ao identificar a necessidade dessa estratégia, é crucial começar a identificar os potenciais profissionais que poderão desempenhar o papel de Agentes de Mudança. Adicionalmente, é muito indicado compartilhar o conceito junto ao time envolvido no Projeto, bem como aos líderes das áreas para que possam compreender os benefícios, bem como as demandas que surgirão, quando a iniciativa for colocada em prática. Essa conscientização faz toda a diferença no sucesso da estratégia dos Agentes de Mudança. Uma vez que todos estejam cientes e, em concordância, o processo se desenrolará de forma mais colaborativa e integrada.
Quando todos estão cientes e alinhados, uma outra ação importante é definir o timeline, ou seja, detalhar as principais atividades do Time dos Agentes de Mudança na linha do tempo da Jornada da Transformação. No desenho da solução, deverão constar o marco de início e o momento de desmobilização do time. Isso garante tranquilidade e maior adesão, pois dará visibilidade das ações, tempos e dedicação do time que se deslocará num determinado momento para apoiar a Jornada de Transformação. Todos os evolvidos nesse processo deverão estar devidamente avisados e informados.
É válido ressaltar que nem sempre se requer uma dedicação 100% desse time. A dedicação será definida com base na solução desenhada para esse time. Por isso, é importante delimitar o papel, descrever as responsabilidade e ações esperadas para determinar de forma mais assertiva o tempo de dedicação. Claro que essa dedicação deve estar alinhada ao macro plano do Projeto. O conceito que temos acerca do time de Agentes de Mudança é: Um time estendido que deve representar a Jornada de Transformação nas suas áreas, colaborando com o sucesso da mudança por meio do desempenho do seu papel.
Os agentes de mudança são peças fundamentais se soubermos selecioná-los de forma adequada e prepará-los para que possam desempenhar o papel alinhado às estratégias e necessidades da Jornada de Transformação.
Como identificar e preparar os Agentes de Mudança?
Bom, quando tudo estiver em ordem com a iniciativa dentro da solução da Jornada da Transformação, devemos buscar os profissionais mais adequados. Primeiramente, é fundamental detalhar o perfil desejado desses profissionais. Esse perfil deve levar em consideração o desafio da Jornada de Transformação e as responsabilidades esperadas desse time. Uma vez elaborado o perfil, é preciso também aplicar alguns critérios que podem colaborar no mapeamento das pessoas, tais como:
- Áreas que necessitam Agentes e a quantidade estimada;
- Nível de senioridade na empresa (se for um critério detalhado no perfil);
- Localidade, Região ou País, quando existe capilaridade;
- Dentre outros
Com essa matriz, será possível mapear a quantidade de Agentes de Mudança necessária para suportar a Jornada da Transformação. Esse dimensionamento deve nortear os nomes dos profissionais. Para selecionar os nomes é relevante avaliar o perfil para verificar se há aderência.
Uma vez selecionados os profissionais, deve haver uma etapa crucial de lançamento e comunicação. Essa comunicação deve ser transparente, clara e objetiva. Preferencialmente presencial ou virtual (face-to-face) para que tenham condições de compreender o desafio, bem como questionar e tirar dúvidas. Nesse lançamento, esclarecer o papel e as responsabilidades fará toda a diferença. Também é fundamental uma avaliação prévia quanto aos mecanismos de recompensa ou reconhecimento desses profissionais na empresa. Afinal, estarão assumindo um papel adicional na sua função.
E para concluir o processo, deve ser elaborada e conduzida uma Formação, cujos principais objetivos são:
- Integrar o time dos Agentes de Mudança;
- Esclarecer mais sobre o papel e as responsabilidades;
- Compartilhar o plano de ação desenhado que irão trabalhar em conjunto com a Jornada da Transformação;
- Desenvolver certas capacidades e habilidades essenciais para o bom desempenho do papel;
- Apresentar a Jornada de encontros e o mecanismo de funcionamento.
Essa Formação costuma durar cerca de 2 dias ou 16 horas para ter efetividade e eficácia. A facilitação da Formação é um diferencial do processo. Quanto mais integrado e fortalecido estiver esse time, mais suporte e apoio o Projeto receberá. Esse time é a “cara” da transformação junto às áreas. Portanto, devem ser o porta-voz direto e um ponto de referência. Sendo assim, devem estar alinhados sobre todos os detalhes e planos da transformação, bem como sobre suas atividades junto às áreas. As principais responsabilidades de um time de Agentes de Mudança incluem:
- Levar os conteúdos e informações alinhados ao plano geral de Comunicação e Envolvimento da transformação;
- Estabelecer um canal de escuta ativo e aberto na sua área para catalisar as resistências e áreas “gris” quanto ao entendimento do processo de transformação;
- Apoiar nas iniciativas de Comunicação e Engajamento, bem como Treinamento (quando houver).
O time será um elo essencial da transformação com os diversos profissionais das áreas impactas. Quanto mais aceito e reconhecido for esse agente na sua área, maior eficácia na sua atuação e colaboração direta com o sucesso da transformação. Por isso, a escolha do profissional é fundamental.
As atividades que o time de Agentes de Mudança vai desempenhar na totalidade deverão ser descritas a partir dos desafios mapeados e do plano desenhado. Um diferencial nessa estratégia, quando adotada, é que o time do Projeto ou da Jornada de Transformação estabeleça um vínculo estreito e de confiança com os Agentes de Mudança. Esse será o alicerce mais importante para que as iniciativas sejam colocadas em prática de forma eficaz. Uma recomendação é criar encontros pontuais com esse time para trocar experiências e manter o canal aberto do começo ao término da Jornada de Transformação.
O time de Agentes é o “braço estendido” da Jornada da Transformação. Por isso, deve receber um fluxo de informação constante e contínuo, bem como ser visto como um parceiro durante todo o percurso.
E então, você acredita que esse tipo de estratégia pode colaborar com as Jornadas de Transformação? Alguma vez, você já desempenhou esse papel? Como foi o seu preparo e capacitação?
Pense sobre essa possibilidade de iniciativa sempre que tiver envolvido (a) num desafio com muitas áreas impactadas e com dispersão geográfica significativa. No cenário de trabalho remoto, essa abordagem pode se tornar bastante eficaz nas “pontas”. O “fazer chegar” a informação de forma limpa e transparente sempre é um desafio nas organizações. Por que não pensar em começar a desenvolver esses times para apoiarem as mudanças organizacionais?
Como deveriam ser as capacitações e formações dos Agentes de Mudança, na sua opinião? Quais capacidades devem estar presentes no preparo desses profissionais? Reflita e inclua nos desafios das suas Jornadas de Transformação, iniciativas e estratégias que façam sentido e agreguem valor. O sucesso da transformação depende de uma solução eficaz que inclua peças essenciais. Os times de Agentes de Mudança podem fazer muita diferença!