Um termo que, quando não compreendido, pode gerar muita confusão dentro das equipes de Projeto e nas organizações
O termo “impacto” é usado em diversas situações e para várias finalidades. Quando damos uma olhada rápida na etimologia da palavra e nos seus significados encontramos:
Etimologia (origem da palavra). A palavra “impacto” deriva do latim “impactus,a,um”, que significa impulsionado contra. E como significado, está relacionado com: choque ou colisão entre dois ou vários corpos; o que produz um efeito muito forte em; abalo, repercussão. colocado à força; que se chocou contra; impelido.
Alguns sinônimos do termo incluem:
Choque, disparo, embate, impelido, resultante, seguimento, concussão, trombada, pancada, esbarro.
Desmistificando o tema dos Impactos Organizacionais
Como alinhar o tema em um contexto de Transformação Organizacional?
Como planejar um bom processo de Impactos Organizacionais?
Tipos de Impactos Organizacionais
Considerando a definição do dicionário, o termo “impacto”, quase sempre está associado a um choque entre partes que produz um efeito forte ou intenso, que pode abalar as partes ou ambas. Dessa forma, remete à uma sensação de “negatividade” ou algo ruim. Faça uma reflexão sobre como você aplica essa palavra no seu dia-a-dia para averiguar qual o sentido que mais usa para o termo “impacto”.
Dentro do contexto organizacional também é muito comum escutar as equipes e líderes sinalizando ou levantando suas preocupações quando dizem: “Isso causará muito impacto na operação ou na equipe”. Ou: “Esse impacto será difícil de remediar”. E ainda: “Foram desencadeados vários impactos provenientes da ação que tomamos com os clientes”. São exemplos gerais, mas que estão sempre relacionados à uma preocupação e sensação de que algo causou um efeito que deve ser “corrigido”, analisado e resolvido. Na maioria das vezes, a palavra impacto remete a algo “negativo”.
Talvez essa seja uma das razões da grande confusão ou má interpretação que se desencadeia dentro dos contextos de Mudança e Transformação Organizacional ao iniciar o processo de “Impactos Organizacionais”.
Além da confusão, quase sempre se instala a sensação de que é algo negativo ou complexo que trará muitos incômodos à organização. Obviamente, são também desencadeados os receios e medos que as mudanças trarão às pessoas envolvidas. Por esse motivo, o processo de Impactos Organizacionais, que é o coração da Frente de Transformação de um Projeto, pode enfrentar dificuldades e desafios para conseguir ser implementado de forma adequada.
Esse dificultador exige das equipes de Change Management muita habilidade em explicar o tema, conceituar e desmitificar o processo para os membros da equipe do Projeto, liderança e envolvidos na transformação. O processo de Impactos Organizacionais é um dos mais relevantes para os cenários das Jornadas de Transformação. Para sustentar uma Transformação Organizacional, a Frente de Change Management deve se estruturar a partir de 2 pilares complementares:
Gestão da Transformação: Todas as atividades/iniciativas que apoiam diretamente a transformação, focadas na divulgação e fortalecimento da própria mudança.
Gestão do Indivíduo: Todas as atividades/iniciativas que apoiam os indivíduos que serão impactados, com foco na conscientização e promoção do desenvolvimento dos envolvidos.
Dentro do primeiro pilar – Gestão da Transformação – existem algumas atividades que devem ser planejadas e executadas,
tais como:
- Visão de futuro;
- Estratégia de Change Management ou da Jornada de Transformação;
- Abordagem e Plano de Comunicação & Engajamento;
- Impactos Organizacionais;
- Rede de Mudança;
- Estratégia e Plano de Capacitação;
- Plano de Suporte ou Sustentação.
Como parte do segundo pilar – Gestão do Indivíduo – estão contempladas todas as atividades consideradas “soft”, que visam “cuidar” do processo de mudança e transformação das pessoas envolvidas por meio de: Assessments, Programas para preparar e formar líderes e equipes, canais de escuta, dentre outros.
Vamos dar maior ênfase ao primeiro pilar, que é onde está contido o tema dos Impactos Organizacionais. Considerado o “coração” desse pilar, o processo de Impactos Organizacionais nasce desde a concepção da Jornada da Transformação, pois é quando se compreender as principais mudanças que poderão desencadear um impacto à organização. Entretanto, é também um momento crítico para alinhar conceitos, definições e o processo para facilitar o mapeamento detalhado e a elaboração das ações de mitigação.
Como alinhar o tema dos Impactos Organizacionais num contexto de Transformação Organizacional?
Considerando que é um tema que gera muitos ruídos, muitas vezes, pelo desconhecimento e falta de experiência do processo, passa a ser fundamental que a equipe de Change Management tome à frente e seja capaz de dar luz ao tema. Algumas iniciativas recomendadas junto à equipe de projeto logo no início consistem em:
- Compartilhar documentações ou artigos que visem esclarecer o entendimento da Frente de Change Management de forma geral;
- Sessão específica para esclarecer o papel e atividades de Change Management de forma prática, isto é, com exemplos concretos e reais;
- Programa para capacitar e preparar o time do Projeto e a equipe do negócio sobre as atividades de Change Management e o envolvimento e participação das demais equipes, destacando as responsabilidades e principais ações.
Para o tema específico dos Impactos Organizacionais, se recomenda uma sessão única onde seja possível esclarecer e desmistificar o assunto. Alguns esclarecimentos que se fazem necessários incluir nessa sessão são:
- Definição de Impacto Organizacional: esclarecer o que é um Impacto, diferenciando dos significados apresentados pelo dicionário como algo ruim ou com efeitos negativos à organização é o primeiro tema abordar. Destacar que nem toda mudança gera um impacto é crucial para que todos entendam que podem ou não haver impactos. Além disso, é essencial trazer um olhar “positivo” ao processo, já que o principal objetivo é mapear ações que são necessárias serem implementadas pela organização para adequar a solução ao modelo futuro. Esse discurso muda a percepção dos envolvidos, facilitando a implementação do processo. Claro que algumas dessas ações poderão implicar em mudanças de estrutura, pessoas, rotinas e funções, no entanto é importante mostrar que se trata de sustentar a transformação de forma efetiva.
- Diferença entre Impacto e Risco: outro ponto a ser abordado é a diferença entre um “impacto” e “risco”, já que existe muita confusão sobre ambos conceitos e processos. Para deixar claro é relevante mencionar que impacto é toda ação requerida pela empresa para adequar a solução futura. Enquanto que risco são todas as ações mapeadas para evitar que o Projeto seja afetado durante a fase de implementação. Alguns exemplos que podem facilitar o entendimento: Riscos: baixa dedicação da equipe do projeto, problemas com o ambiente de teste, falta ou problemas com o orçamento, entre outros. Impactos: necessidade de definir ou criar uma nova área ou função, revisão das políticas para adequação do novo processo, mudança de mind set das áreas, dentre outros. É válido ressaltar que alguns impactos, quando não resolvidos dentro dos prazos estabelecidos, podem se converter em um risco ao Projeto.
- Etapas e principais resultados: apresentar as principais etapas do processo com os resultados que são gerados com vista às Fases de implementação do Projeto. Dessa forma, os envolvidos poderão compreender como as atividades se correlacionam e quais conteúdos, ações ou definições estão contempladas. É importante comentar que os resultados do processo de Impactos Organizacionais devem nutrir 3 outros grandes temas: Comunicação, Capacitação e Riscos do projeto.
- Envolvidos e responsabilidades: apresentar as equipes envolvidas com destaque aos papéis e responsabilidades ajuda bastante para que todos entendam a importância dos agentes, já que o processo de Impactos Organizacionais não pode ser feito com qualidade sem o envolvimento e contribuição de vários “players” que formam parte da equipe do projeto e das áreas de negócio.
- Implementação e Monitoramento: por se tratar de um processo “vivo” durante toda a implementação de um projeto, os Impactos Organizacionais necessitam não só ser implementados, mas também monitorados para assegurar que as ações sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos, evitando problemas na entrega da solução futura. Esse monitoramento garante que a empresa esteja melhor preparada para operar o novo modelo e permitirá que a curva de adoção seja mais efetiva.
A sessão específica referente aos Impactos Organizacionais deve ser preparada e facilitada pela equipe de Change Management na etapa inicial do Projeto. O conteúdo deve ser de fácil entendimento e deve conter exemplos práticos para que se torne mais palpável e tangível.
Como planejar um bom processo de Impactos Organizacionais?
Planejar o processo de Impactos Organizacionais assegurando o alinhamento constante junto aos envolvidos é a principal recomendação. Esse planejamento consiste em:
- Identificar as equipes ou profissionais que devem fazer parte do processo;
- Vincular as etapas do processo de Impactos Organizacionais às Fases de Implementação do Projetos com milestones e deliverables claros;
- Mapear as principais mudanças que a transformação trará à organização no início do Projeto a partir da comparação do AS IS com a solução futura (TO BE), bem como por meio das entrevistas realizadas junto aos principais Stakeholders (nesse momento, o mapeamento é “alto nível”);
- Alinhar os conceitos, definições, processo, atividades, responsabilidades, entregáveis e resultados esperados junto aos envolvidos e garantir que os Sponsors também estejam cientes;
- Realizar sessões atuando como um verdadeiro facilitador, isto é, fazendo uso da arte das boas perguntas para ser capaz de mapear as
mudanças e identificar os impactos de forma assertiva; - Organizar e consolidar os resultados numa matriz que seja simples e de fácil acesso e compressão aos demais envolvidos;
- Auxiliar os responsáveis dos impactos a apresentar os mais críticos à Diretoria, com o objetivo de assegurar que a mensagem e abordagem
estejam adequadas e sejam eficazes; - Estabelecer “donos” e prazos para cada ação que é requerida para os impactos mapeados;
- Estabelecer um processo de monitoramento, permitindo que todos estejam cientes e atuantes com relação ao seu papel e responsabilidade.
Quais são as Categorias ou tipos de Impactos Organizacionais que podem surgir?
Uma boa prática, que auxilia as equipes de Change Management a realizar o mapeamento detalhado dos Impactos Organizacionais, é fazer uso das Categorias ou tipos de impactos que podem existir. Claro que, dependendo do cenário de cada Projeto, alguns impactos podem não existir e outros novos poderão surgir. Essa listagem é apenas um direcionador, que deve ser usado para elaborar as perguntas-chaves com foco na captura dos impactos e ações requeridas junto às equipes.
A tabela abaixo pode auxiliar as equipes de Change Management porque apresenta algumas Categorias, breve descrição e sugestões de perguntas que devem ser feitas para uma melhor compreensão. Como mencionado, não significa que seja a cartilha completa, afinal o diferencial consiste na capacidade da equipe de Change Management em facilitar as sessões e ser capaz de compreender as diferenças entre os cenários AS IS e TO BE da mudança que acontecerá na organização.
As Categorias dos impactos podem ajudar a organizar os resultados numa matriz para que criticidade e relevância seja definida, com foco na implementação das ações. Determinar os “donos” e os prazos é essencial para garantir o monitoramento do processo até a implementação do Projeto e após a nova solução estar em operação.
Existem muitas técnicas, abordagens e conceitos referentes ao processo de Impactos Organizacionais que ajuda as equipes de Change Management a executar a atividade, no entanto para tornar o processo mais eficaz, o mais importante é alinhar os conceitos, papéis e o processo junto às demais equipes e com o negócio desde o início do Projeto. Esse entendimento inicial evitará mal entendidos, desalinhamentos e ineficiência num processo tão relevante.
O processo de Impacto Organizacional deve existir em qualquer cenário e contexto de transformação organizacional. Por isso, deve estar contemplado como escopo essencial da Frente de Change Management dos projetos. Para que seja implementado com sucesso, todos devem conhecer os conceitos, importância e as interdependências dessa atividade com as demais em um Projeto de Transformação Organizacional.