Qual a importância de medir a adoção à mudança?
Adotar uma mudança passa por diversas etapas e consiste num processo gradual e contínuo, conforme detalhado no texto Estratégias de Adoção à Mudança Organizacional.
Existem várias abordagens e estratégias, dependendo do contexto e cenário de Transformação Organizacional, que estão disponíveis para as equipes de Change Management selecionarem e aplicarem da forma mais adequada. No entanto, não basta somente implementar a abordagem para potencializar a adoção, é preciso considerar os mecanismos para mensurar os resultados. Afinal, quando a empresa decidi realizar uma Transformação Organizacional é porque existe um objetivo vinculado ao negócio que está por trás de um Business Case ou da iniciativa em si.
Importância de medir a adoção à mudança
Mecanismos de medição: Qualitativos e Quantitativos
A retroalimentação do processo de adoção à mudança
Quais são os mecanismos para medir a adoção à mudança?
Os tipos de medição variam em Qualitativos e Quantitativos e podem estar relacionados com indicadores do negócio ou do Projeto. A tabela abaixo destaca esses 2 tipos para facilitar a compreensão e devida utilização numa Transformação Organizacional.
Esses tipos de mensuração devem estar contemplados e refletidos como métricas da adoção à mudança. Os indicadores de negócio, como mencionado, devem ser resgatados do Business Case do Projeto e confirmados com a liderança para assegurar que a adoção está aferindo esses tópicos. Muitas vezes, as métricas já estão estabelecidas no Business Case, o que facilita no momento de definir dentro do plano de adoção.
Já outros indicadores deverão ser discutidos e definidos pela equipe do Projeto com base nas ações e atividades que foram desenhadas e implementadas referentes à solução. Esses indicadores devem fazer parte do plano de Gestão do Projeto, sendo monitorados continuamente pela equipe.
Entretanto, é importante enfatizar que os indicadores que devem ser avaliados dentro do plano de adoção são aqueles diretamente relacionados com a incorporação da solução por parte da comunidade que está envolvida. O objetivo é sempre verificar ou avaliar se existe uso e quais os benefícios e resultados para as pessoas, para a organização e para o negócio de forma geral.
Quais são os instrumentos usados para medir os indicadores de adoção?
As abordagens mais utilizadas para avaliar a adoção é por meio do feedback das pessoas envolvidas. Obter retroalimentação dos usuários ou profissionais que deverão adotar a solução futura é o meio mais eficaz e completo para capturar oportunidades e constatar a verdadeira adoção. Mas como fazer isso de forma imparcial e eficaz?
Porque instituir um processo de retroalimentação da adoção à mudança?
A equipe de Change Management deveria ser responsável pelo processo de medição da adoção junto aos profissionais, porque possui as capacidades e abordagens mais adequadas. Além de estar sempre numa posição mais imparcial e neutra nos Projetos. Sendo assim, a equipe de Change Management deve elaborar um plano com atividades claras para cada público envolvido, contendo as abordagens, os instrumentos e métricas a serem avaliadas. Os mecanismos que são mais recomendados para as Jornadas de Transformação Organizacionais incluem:
Grupos Focais com os envolvidos na adoção, formados por áreas e perfis de pessoas de acordo à função e atividade que desempenha dentro da empresa. Esses grupos focais consistem em conversas dirigidas para capturar a percepção sobre a adoção com foco em detectar o que está ajudando ou dificultando a incorporação do novo. São sessões de 2 horas no máximo, facilitadas com muita destreza e direcionamento frente aos tópicos que serão investigados.
Pesquisas e questionários enviados diretamente ao público afetado pela mudança com questões objetivas, contendo escala de múltipla escolha. As questões devem estar orientadas ao uso da solução que se está adotando. Os principais aspectos que devem estar cobertos incluem: frequência de uso, tarefas que estão sendo realizadas, facilidades e dificuldades para adotar a solução, qualidade da solução e resultados práticos que estão sendo obtidos, performance (quando se trata de sistemas), melhorias percebidas para o dia-a-dia no trabalho, agilidade e eficiência e satisfação de forma geral.
Entrevistas Individuais com Stakeholders-chaves envolvidos na transformação, podendo incluir os profissionais que adotarão a mudança ou seus superiores diretos. Essas entrevistas tem duração de 1hora e também devem ter um roteiro para guiar o facilitador e o entrevistado. O mapeamento dos envolvidos nesse método é essencial para o sucesso, assim como a transparência dos objetivos e resultados esperados.
O plano de adoção exige uma retroalimentação para ser capaz de avaliar se está ou não atingindo seus objetivos. O feedback das pessoas envolvidas na Transformação é a maneira mais eficaz e assertiva de obter as percepções necessárias para corrigir a rota e potencializar a adoção à mudança.
Essa retroalimentação deve ter início antes da implementação por meio de atividades pontuais e específicas junto às equipes e após a mudança, por um período de tempo que pode variar entre 3 e 6 meses.
O sucesso da adoção não depende apenas da Equipe de Change Management, porém essa é a equipe que deve estabelecer os mecanismos a serem utilizados de acordo à cada Transformação Organizacional, já que dependendo do contexto da mudança, a adoção poderá ser mais ou menos complexa em função do nível de resistência e criticidade da mudança.
É importante que o Plano de adoção contemple uma recomendação de ações e iniciativas que devem ser mantidas após o período de estabilização para que a empresa possa seguir monitorando a adoção, uma vez que é um processo gradual e constante até que o novo modelo seja 100% incorporado pelas pessoas da empresa.
Para os contextos de Transformações mais sutis, ou seja, mudanças Culturais, Identidade ou Estratégia e Comportamental, as métricas devem ser mais qualitativas e de longo prazo, já que são mudanças que levam mais tempo a serem incorporadas e percebidas pela organização. Já os cenários relacionados à digitalização, processos, centralização de operações ou reestruturações poderão ter métricas mais quantitativas e de médio e curto prazos porque, normalmente, conseguem ser avaliadas e medidas de maneira mais rápida e concreta.
Seja qual for o cenário da Jornada de Transformação Organizacional, a equipe de Change Management deve desenvolver um plano de adoção robusto e apoiar na implementação e sustentação dentro da empresa para que todo o investimento feito no Projeto colha os benefícios e resultados que foram idealizados inicialmente.