A importância de trabalhar na integração e alinhamento contínuo da equipe do Projeto
Toda iniciativa organizacional que visa transformar a empresa, seja por meio da implementação de um novo sistema, processo, política ou estrutura, assim como ajustes na estratégia e modelos, necessitará de uma equipe para planejar e implementar essa iniciativa.
Para que a iniciativa de transformação tenha sucesso, a equipe formada para atuar no Projeto deverá remar na mesma direção. É a primeira equipe que merece uma atenção específica quanto à integração, sinergia e comunicação. Sem esses fatores funcionando 100%, a iniciativa de transformação poderá ir para o buraco ou perder eficácia.
Quem deveria fazer parte da Equipe do Projeto? Como selecionar esses profissionais?
Quem seria o responsável por desenvolver e manter a equipe do projeto integrada?
Desenvolver as Equipes de Projeto de maneira eficaz
Portanto, trabalhar no desenvolvimento e na integração constante da equipe do projeto é um dos principais desafios de uma Jornada de Transformação Organizacional, independentemente do tamanho dessa equipe. No entanto, nem sempre os membros dessas equipes estão maduros o suficiente para estabelecer e manter a sinergia e alinhamento tão essenciais para empreender uma transformação organizacional. Na verdade, na maioria das vezes, o que mais notamos é que essas são as equipes que mais carecem de um trabalho específico com foco no desenvolvimento do time, atuando na abertura das relações humanas para melhoria e aperfeiçoamento da comunicação, interação, sinergia, bem como do alinhamento de expectativas e objetivos iniciais quanto à visão futura desejada.
Embora seja um trabalho fundamental para que o Projeto tenha sucesso, muitas vezes, é negligenciado ou esquecido. É muito comum não existir um pilar dentro da Etapa de Preparação do Projeto, cujo objetivo seja integrar inicialmente os membros do time do Projeto e trabalhar no desenvolvimento durante a implementação da transformação, infelizmente. Normalmente, isso acontece porque a própria equipe do Projeto não vê valor ou porque os profissionais da Frente da Jornada de Transformação não priorizam e nem contemplam na estratégia de Change Management.
Segundo pesquisas, as principais causas de fracasso das iniciativas de transformação nas organizações estão relacionadas com:
- Falta de apoio ativo e visível da Liderança;
- Falha em antecipar e gerenciar a mudança cultural;
- 39%falham devido à resistência dos envolvidos
De acordo aos resultados das pesquisas, o patrocínio e a dificuldade de gerenciar a mudança despontam como as principais. A resistência é a reação natural dos seres humanos frente às mudanças. Claro que sem patrocínio, a iniciativa perde força e a falha na gestão estratégica da mudança cultural culminará em dificuldades e limitantes. Mas sem uma equipe de Projeto – grupo de pessoas que deve estar empoderado e convencido de que a mudança é necessária e benéfica para a empresa – o fracasso será ainda maior. Por isso, valeria à pena considerar na estratégia de Change Management a formação e preparação da equipe do Projeto como um fator decisivo de sucesso para as iniciativas de Transformação Organizacional.
Mas surgem algumas questões: Quem deveria formar parte dessa equipe? Como a empresa seleciona e define esses times de Projeto? Será que é dada a devida importância ao eleger os profissionais e prepará-los para desempenhar bem esse papel?
A resposta a essas questões devem ser analisadas pela liderança que concebeu ou autorizou a iniciativa na empresa porque são eles os “donos” da idealização e dos resultados da transformação. Mas para implementar, precisarão de uma equipe robusta, madura e integrada. Sem essa visão por parte da alta liderança, não deveriam nem começar a desenhar a Jornada de Transformação. Quem fará essa iniciativa ser um sucesso ou um fracasso são aqueles profissionais selecionados e apontados como a “Equipe do Projeto”. O patrocínio por parte da Alta Liderança será fundamental, porém os que estarão na linha de frente serão os protagonistas desse processo.
Quem deveria fazer parte da equipe do Projeto? Como selecionar esses profissionais para a Jornada de Transformação definida pela empresa?
Como os protagonismos desempenham um papel de suma importância nas obras de teatro e na vida organizacional, a seleção e definição dos membros da equipe do projeto deveria ser uma das etapas mais importantes que a Alta Liderança deveria se envolver 100% junto com o apoio e participação da área de Pessoas ou RH e os líderes das áreas que serão impactadas.
A boa escolha dessa equipe, contribuirá para que a Jornada de Transformação seja eficaz e alinhada às necessidades da organização e dos envolvidos. Entretanto, o que se observa atualmente é que essa tarefa é feita de forma ineficaz e com baixa prioridade. Em algumas organizações, se nota que os profissionais selecionados são aqueles que menos conhecem o negócio ou o processo da área e nem sempre tem as capacidades requeridas para ocupar uma posição como membros do Projeto. Mesmo que a iniciativa seja extremamente relevante para o negócio da empresa, a escolha das pessoas é, muitas vezes, feita sem a atenção e relevância que se requer.
Quando ocorre dessa forma, o time do Projeto será formado por pessoas que não tem o perfil desejado, impactando a entrega dos resultados da Jornada de Transformação Organizacional.
Esse cenário é muito comum, especialmente nos dias de hoje dentro das organizações. Uma falha bastante comum que será percebida quando a iniciativa começar a ser implementada.
A seleção dos membros da Equipe do Projeto deveria levar em consideração os seguintes fatores:
Natureza do Projeto | Tipo de Transformação que ocorrerá, podendo ser: Digitalização, Processos, Reestruturação, M&A, Cultural, dentre outros para compreender a importância e os principais desafios |
Objetivos, escopo e abrangência | Os principais objetivos que a iniciativa trará para a organização, as áreas |
Perfil e Posições | As posições e perfis que serão necessários para compor o time do Projeto, com descrição das atividades e capacidades requeridas |
Esses fatores devem ser definidos no Business Case da iniciativa para servir como guia para a definição da quantidade de profissionais, assim como os perfis requeridos. Dependendo do cenário da transformação, os perfis podem variar, bem como a experiência da pessoa. O ideal é que os profissionais tenham alguma experiência prévia, mas não é mandatório. O mais importante no momento de selecionar os candidatos é o nível de conhecimento do escopo da iniciativa, além das capacidades humanas que devem compor o time de Projeto de Transformação, tais como:
- Protagonismo
- Organização e Planejamento
- Relacionamento Humano
- Efetiva Comunicação
- Facilitação de Mudanças
O conjunto de características deverá servir como insumo para a descrição dos perfis requeridos com o objetivo de auxiliar na identificação e seleção dos profissionais.
Também é válido ressaltar que a equipe do Projeto pode ser composta por profissionais internos da empresa e por consultores ou agentes externos, dependendo da iniciativa que será implementada.
Os membros do time do Projeto são aqueles que, além de serem os responsáveis por implementar a iniciativa, ajudarão a “vender” a mesma na organização. Por isso, a “compra” e engajamento dos mesmos fará total diferença para o sucesso da transformação.
Quem deveria ser responsável por desenvolver o time do Projeto? E quais são os principais desafios para manter essa equipe integrada?
Desenvolver a equipe do Projeto deve ser um pilar estratégico da Frente da Jornada de Transformação. Dentro da solução desenhada para suportar o percurso dos impactados, é essencial contemplar um pilar que suporte à Gestão do Projeto, assim como trabalhe na integração e desenvolvimento dos membros do time do Projeto.
Esse pilar pode ter diferentes nomes: Suporte à Gestão, Sustentação da Equipe do Projeto, Desenvolvimento do Time do Projeto. O que é mais relevante, além do nome que se dê, é a estratégia que será elaborada e adotada.
A Frente da Jornada da Transformação deve desenhar um processo cujos principais objetivos incluem:
- Integrar os membros da equipe do Projeto;
- Ampliar as relações humanas em busca da confiança mútua;
- Fortalecer a Identidade do Time para que possam lidar, juntos, com os altos e baixos da implementação
- Manter a energia “viva” durante toda a Jornada;
- Estabelecer canais de escuta individuais e coletivos, permitindo que os membros tenham “voz” para retroalimentar a estratégia
O desenho dessa estratégia deve estar alinhado ao macro cronograma do Projeto de forma que existam atividades conectadas com as fases e os momentos críticos. Além disso, é importante alinhar e validar com a Gestão do Projeto e com os próprios membros. A melhoria contínua dessa estratégia se dá por meio dos Assessments que devem ser realizados ao longo da Jornada (individuais e coletivos).
O Time da Jornada de Transformação tem um desafio bastante complexo quando se trata do desenvolvimento da equipe do Projeto, pois também faz parte dessa equipe. Sendo assim, terá que “entrar” no papel de facilitador do processo ao invés de participante ativo.
Os principais desafios que surgem durante a implementação dessa estratégia junto à equipe do Projeto são:
- Pouco tempo da equipe para se envolver nas atividades propostas;
- Conflito da Frente da Jornada de Transformação em função do seu papel como integrante do time;
- Desalinhamento com a Gestão do Projeto e com o cronograma macro de implementação;
- Baixa experiência da equipe da Jornada da Transformação em desenhar e conduzir esses processos dentro dos contextos de Projetos, gerando desinteresse por parte dos membros em participar ativamente.
Quando bem desenhada a estratégia e facilitada por membros da Frente da Jornada da Transformação que tem experiência com esses processos em contextos de Projetos, os resultados poderão trazer muito benefícios para o sucesso da iniciativa e para os envolvidos de forma geral.
Desenvolvendo a equipe do Projeto de forma eficaz
Para garantir que haja adesão e participação efetiva, a Frente da Jornada da Transformação deve contemplar o pilar na estratégia de Change Management e apresentar ao time de Gestão para alinhamento na Fase de Preparação.
Uma vez alinhado com a Gestão do Projeto e os Sponsors, o próximo passo é compartilhar com os membros do time do Projeto para capturar percepção e contribuições, de forma que essa Frente seja cocriada com aqueles que serão envolvidos. Dessa forma, o comprometimento e participação deverão aumentar exponencialmente.
Uma boa prática é ter uma forma de medir os resultados das ações e iniciativas que estão sendo realizadas nesse pilar para apresentar nos fóruns de status e junto aos patrocinadores.
Algumas formas de medir essas iniciativas incluem:
- Assessments Individuais com os participantes (quantitativo e qualitativo por meio de pesquisas curtas com respostas de múltipla escolha).
- Feedback dos próprios membros do time do Projeto junto aos Patrocinadores e Gestão do projeto (vídeos, depoimentos, etc)
- As conquistas do time ao longo da Jornada de Implementação
Quando a Frente da Jornada da Transformação consegue realizar um trabalho efetivo com a equipe do Projeto, as relações humanas e o clima serão beneficiados, assim como os resultados que serão entregues.
Essa Jornada de desenvolvimento deve prezar por muita troca, interação e diálogos abertos. Devem ser sessões construtivas e produtivas que permitam aos participantes se expressar, compartilhar suas preocupações e conquistas, bem como atuar de forma colaborativa entre todos.
Não se trata de Team Building, porém pode haver, mas de sessões conectadas com os diferentes momentos do Projeto para que estejam aderentes à realidade e contexto de todos. Dessa forma, podem retornar às suas atividades e colocar em prática o que foi vivenciado, discutido e construído.
O sucesso está na arte de desenhar a Jornada de Desenvolvimento da equipe do Projeto de forma a contribuir que os resultados sejam atingidos de maneira mais eficaz e harmônica. Propiciar aprendizado mútuo entre os envolvidos também é parte dos objetivos dessas iniciativas que visam sustentar a Jornada de Transformação Organizacional.
Para incluir seus pontos de vista sobre a eficácia dessas iniciativas em contextos de Projetos, deixamos algumas questões para você refletir e contribuir com seus comentários:
Das suas experiências com Projeto, houve esse tipo de iniciativa para desenvolver a equipe dedicada à Transformação? Se sim, como você avaliaria a iniciativa? Se houve falhas, quais foram elas e por que ocorreram, na sua opinião? Se foram bem-sucedidas, refletir sobre os pontos fortes para adotar em outras iniciativas de Transformação Organizacional.
Conseguir implementar as iniciativas de transformação nas organizações é uma tarefa que tem que contar com uma equipe integrada, comprometida e engajada, pois será esse time que “tocará o tambor” do começo ao fim e deverá ser capaz de lidar com as resistências, altos e baixos e desafios que surgirão durante todo o caminho.